Trascrizione real time, semi-real time e differita
Ci si interfaccia quotidianamente con le trascrizioni real time: basti pensare all’utilizzo dell’assistente vocale dello smartphone, che viene in soccorso quando non si riesce a digitare manualmente ciò che si vuole comunicare a un contatto o semplicemente fa risparmiare tempo. Lo speech-to-text è sostanzialmente un dettato a voce, che viene convertito meccanicamente per ottenere un messaggio scritto da inviare all’interlocutore. Questa tipica trascrizione in tempo reale, supportata dalle funzioni basilari di un qualsiasi smartphone moderno, avviene in modo automatizzato, senza una reale elaborazione finale del testo prodotto.
La trascrizione real time professionale
La trascrizione real time, svolta a livello professionale, è la trasposizione per iscritto effettuata da trascrittori, a partire da un audio iniziale (Wav, Aiff, Mp3, Flac, Alac, M4a, Ogg, Wma, Aac, etc.), di ciò che viene detto in una determinata occasione (solitamente rientrante nella sfera lavorativa/business/formazione/consultazione) al fine di poterne attingere a pochi minuti dal suo termine, ad esempio per ricavarne una resocontazione ad uso verbalizzazione.
In ambito legale o legale societario, la trascrizione viene recapitata a un notaio o a un responsabile degli affari societari oppure a un avvocato interno all’azienda che si occupa di redigere il verbale per un consiglio di amministrazione, un collegio sindacale, un comitato di controllo interno, un comitato per il controllo e i rischi, un comitato audit, un comitato ESG o qualunque altro comitato endoconsiliare.
Data l’importanza e la destinazione d’uso del documento prodotto, al professionista non è consentito alcun margine di errore.
Le trascrizioni real time di CMT
A differenza dei sistemi di trascrizione automatica speech-to-text, il servizio di trascrizione real time, sviluppato da CMT, è frutto del lavoro di un team di professionisti della trascrizione, i quali riescono a decifrare ogni singola parola ascoltata e a cogliere le sfumature anche più impercettibili di un discorso che viene poi trasposto manualmente in un testo finale. Il risultato ottenuto per iscritto è identico a ciò che è stato riferito a voce.
Questo tipo di trascrizione live riporta fedelmente tutto ciò che viene detto in determinati contesti trasferendolo nero su bianco. Esistono diversi livelli di precisione che si modellano in base alle esigenze del cliente o del tipo di documento da utilizzare o archiviare. Si parla di trascrizione verbatim (testuale) quando è richiesto di trasporre parola per parola dalla forma orale a quella scritta. Il trascrittore è quindi chiamato a digitare ogni vocabolo, espressione e voce presente nell’audio da trascrivere.
Per effettuare un servizio impeccabile i trascrittori esperti di CMT vengono preparati all’evento da seguire attraverso lo studio del linguaggio settoriale di riferimento (terminologia specifica, espressioni, termini tecnici, etc.), le eventuali parole in lingua straniera che possono essere pronunciate dai partecipanti, i nomi degli speaker, particolari sigle e così via.
Trascrivere direttamente in sede o da remoto
La trascrizione real time può avvenire in loco, ovvero direttamente presso la sede del cliente dove si tiene l’incontro oppure da remoto. Il risultato del lavoro rimane invariato: sia che il team di trascrittori si trovi in sede grazie a un software proprietario sia che gestisca le trascrizioni da remoto, vengono consegnate delle versioni parziali da poter visionare live durante l’evento. Al termine dell’appuntamento, è premura di CMT fornire nel più breve tempo possibile (concordato precedentemente con il cliente) la versione finale.
La trascrizione integrale così ottenuta viene impaginata e resa disponibile su documento condiviso (Google Docs, Microsoft OneDrive, DropBox, etc.) oppure in Word e fatta pervenire al cliente come preferisce (tramite chiavetta consegnata a mano, spedita via mail, caricata su server SFTP o ancora caricata su Repository o aree sicure di CMT o del cliente, qualora vengano messe a disposizione).
Trascrizione editata per un risultato più “fruibile”
Il cliente può decidere se utilizzare il testo così come viene realizzato direttamente dai trascrittori, ovvero con la trascrizione di tutto ciò che viene detto, oppure richiedere una versione editata. La trascrizione editata può essere “ripulita” da ciò che è ritenuto in eccesso ai fini della comprensione e di un flusso comunicativo fluido, come per esempio ripetizioni, balbettii, autocorrezioni, interiezioni, false partenze etc., oppure perfezionata nella parte grammaticale e sintattica, senza stravolgerne il contenuto. Il servizio di revisione e messa a punto è aggiuntivo e va concordato come lavoro supplementare, rispetto alle normali trascrizioni in tempo reale.
Video e audio sincronizzati con la trascrizione
Avendo lo script di un audio o di un video, si potrebbe avere la necessità di voler riascoltare (o rivedere nel caso di un video) il punto in cui è stato espresso un concetto, per controllarne l’esattezza o anche solo per il gusto di riviverlo. CMT è in grado di embeddare l’audio o il video in questione su una pagina internet, che sia il proprio sito o lo spazio web del committente, in modo tale che la trascrizione ottenuta risulti facilmente consultabile. La stessa è peraltro sincronizzata alla visione del video o all’ascolto dell’audio.
Posizionandosi col cursore in un punto specifico della riproduzione (dell’audio o del video) vi è il rimando al punto corrispondente dello script. Viceversa, selezionando una parola nello script, è possibile avanzare automaticamente fino al punto dell’audio o del video corrispondente. La trascrizione si evidenzia di pari passo con lo scorrere del video.
Sicurezza e privacy garantite in qualsiasi fase di lavoro
Oltre a precisione e qualità del servizio, CMT garantisce privacy e massima protezione dei dati sensibili attraverso le migliori tecnologie di sicurezza, software e hardware, presenti sul mercato, nel pieno rispetto del GDPR.
Trascrizioni e tempi di consegna
I servizi di trascrizione si distinguono in base al tempo di consegna richiesto dal cliente.
- La trascrizione real time presume la trasmissione continua del lavoro effettuato dai trascrittori. Durante un qualsiasi evento vengono inviati i parziali (dall’inizio fino a quel momento) degli interventi, in modo che i partecipanti possano consultare in presa diretta quanto è stato riportato parola per parola.
Questo serve per ricordare con rigore cosa è stato detto dagli interlocutori, per dare uno sguardo alle parti che sono sfuggite all’ascolto per distrazione o mancata comprensione, per riprendere dettagli utili, per annotare punti salienti e infine per poter rispondere puntualmente alle domande, richieste o esternazioni dei partecipanti. - Le trascrizioni in semi-real time contemplano un tempo leggermente più esteso per trasmettere al cliente l’elaborato finale. I trascrittori professionisti effettuano le trascrizioni parallelamente allo scorrere dell’evento, ma la consegna del testo trascritto avviene entro alcune ore dal termine dello stesso.
- Diversamente, nella modalità cosiddetta in differita, vengono stabilite le tempistiche di consegna per sbobinare i file audio, a partire dalle 8 ore lavorative successive al ricevimento dei supporti audio.
In tutti i casi elencati il testo viene fornito integrale. Naturalmente il cliente può richiedere un servizio aggiuntivo di editing per perfezionare il contenuto o renderlo fruibile per scopi differenti dalla trascrizione tout court.
Riportiamo di seguito i principali casi in cui risulta estremamente utile il nostro servizio:
- Trascrizioni di atti di congresso
- Trascrizioni per verbali assembleari (AGM)
- Trascrizioni per verbali di CdA
- Trascrizioni per conferenze stampa o interviste sportive e giornalistiche
- Trascrizioni per riunioni strategiche
- Trascrizioni per comitati endoconsiliari
- Trascrizioni per comitati ESG
- Trascrizioni di riunioni aziendali
- Trascrizioni di interrogatori
- Trascrizioni per riunioni condominiali
- Trascrizioni di lezioni universitarie e corsi di formazione
