Séance de discussion ouverte
Un événement qui se situe entre une réunion d’entreprise et une émission de télévision, où les dirigeants d’une entreprise rencontrent la population de l’entreprise. C’est ainsi que les séances de discussion ouverte (ou «Town Hall Meetings») ouvrent la communication entre les multiples niveaux d’une entreprise, alliant flexibilité et partage. En fait, il s’agit d’une réunion au cours de laquelle la direction s’adresse à ses employés pour fixer des objectifs, convenir de méthodes opérationnelles, faire le point sur les derniers développements, louer les efforts et célébrer les succès, ainsi qu’annoncer les nouveaux défis. La rencontre entre les parties est un moment de contact motivant mais aussi très fort, d’autant plus si le personnel a la possibilité de participer à la construction d’un dialogue fructueux.
De la communication unilatérale au débat efficace
La séance de discussion ouverte est une opportunité importante pour la synergie de l’entreprise. S’il est vrai que la productivité d’une organisation dépend des actions communes de tous les collègues, quel meilleur point de départ qu’une confrontation directe ? La participation collective à ce type de réunion permet à la haute direction de diffuser des données, des objectifs, des missions, des informations utiles, et en même temps de se mettre en position d’écouter et d’accueillir les différents départements de l’entreprise, en personne ou même par streaming sur le site web de l’entreprise, élargissant ainsi efficacement la participation, surtout dans le cas de multinationales ayant des bureaux dans différentes villes du monde et un personnel multilingue.
L’avantage d’une séance de discussion ouverte… à distance
La participation à un événement virtuel permet une plus grande implication, des horaires plus flexibles, une réduction des coûts et une plus grande simplicité d’organisation. La mise en place d’une séance de discussion ouverte exclusivement en présentiel implique de rappeler sur place tout ou partie du personnel, même ceux qui pratiquent le télétravail ou qui sont en poste dans d’autres villes, de disposer d’un espace adéquat pour accueillir un véritable plateau de télévision, d’élaborer un calendrier extrêmement rigoureux, d’identifier les médiateurs qui mèneront l’ensemble de l’événement… Bien entendu, plus l’entreprise est complexe, plus les problèmes de conciliation des différentes exigences peuvent être importants. Qu’est-ce qui est nécessaire pour une séance de discussion ouverte virtuelle ?
Une séance de discussion ouverte intégralement étudiée et réalisée par CMT
Pour que la succession de discours soit bien comprise par ceux qui suivent la séance de discussion ouverte depuis leur poste de travail virtuel, l’approche doit être extrêmement professionnelle.
CMT peut prendre en charge l’ensemble de la mise en place de la séance de discussion ouverte, du tournage vidéo, à la gestion audio et à la diffusion directe en streaming sur les différentes plateformes sociales et le site web du client. La diffusion en streaming de l’événement garantit un accès facile pour tous les participants et un partage élevé du contenu. Le déroulement d’une réunion d’entreprise virtuelle est suivi dans les moindres détails grâce à une régie complète composée de : système d’éclairage, caméras, système audio, accès à toutes les connexions externes telles que les applications de vidéoconférence et d’audioconférence (Microsoft Teams, Zoom, Webex, Bluejeans, Choruscall), matrice vidéo pour garantir différents modes de visualisation à l’écran (gros plans, plans panoramiques, partage d’ordinateur, diapositives, incrustation d’image, etc.)
Traduction simultanée pendant les séances de discussion ouverte
L’organisation d’une séance de discussion ouverte tenue par une entreprise multinationale dont l’effectif est composé d’employés étrangers doit veiller à ce que chacun puisse comprendre ce qui est dit lors des interventions de la direction et des autres collègues. CMT peut répondre à ces besoins grâce au service intégré de traduction simultanée pour town hall meetings (également disponible à distance). Nos interprètes peuvent restituer les interventions dans d’autres langues que celle de l’orateur, afin que le contenu puisse être compris par tous en temps réel.
